Tag: Rencana strategis Perguruan Tinggi

PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PERGURUAN TINGGI

23 Oktober 2014

Manajemen Perguruan Tinggi

No Comments

(File download pdf, semoga bermanfaat: Penyusunan Program Kerja Perguruan Tinggi)

IMG_1015

Pada tulisan yang terdahulu, telah didiskusikan bagaimana menggunakan Fish-bone, diagram Pareto dan L-RAISE (Leadership, Relevance, Academic Atmosphere, Internal management, Sustainability, Efficiency and Productivity) untuk menggali dan mencari akar permasalahan yang dihadapi oleh Perguruan Tinggi.  Dengan ditemukan akar permasalahan yang sesungguhnya dan dengan penyusun program kerja yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Selain itu program peningkatan kinerja sebaiknya disusun dan ditentukan setelah melakukan analisa dan mengexplore beberapa faktor yang terkait, seperti:

  •  Evaluasi pencapaian kinerja tahun akademik – Evaluasi ini dapat dilihat dari pencapaian indikator kinerja tahun akademik sebelumnya. Dari nilai indikator yang ada akan terlihat, apakah target yang ditentukan telah tercapai atau belum, sehingga dapat dicari kendala-kendala dan hambatan yang menyebabkan indikator tersebut tidak dapat mencapai target. Ini sebaiknya mendapat perhatian penuh pada program tahun berikutnya. Indikator-indikator ini seperti, perkembangan jumlah mahasiswa, jumlah mahasiswa DO, hasil monitoring (kuesioner mahasiswa, jumlah kehadiran dosen, tingkat kepuasan stakeholders).
  • Analisa kajian internal – Analisa internal dilakukan karena beberapa PTS dapat melakukan perubahan struktur organisasi, jumlah dosen dan tenaga administrasi, fasilitas atau perubahan lainnya yang dilakukan seiringan dengan peningkatan kapabilitas PT dalam menghadapi persaingan dan menangkap peluang. Harapan dari perubahan struktur organisasi dan lainnya di PTS adalah dapat melakukan peningkatan kinerja, efisiensi dan efektifitas dari seluruh sivitas akademika. Sejalan dengan perubahan ini maka kajian internal harus dilakukan. Kajian Internal dapat meliputi : Organisasi penyelenggara, Sumber daya manusia (Dosen dan tenaga pendukung), Kemahasiswaan, Sumber daya pendukung (seperti sarana akademik pembelajaran, penyediaan dan penggunaan teknologi informasi), Sumber daya keuangan, Kerjasama dengan pihak ketiga, dan Penelitian serta Pengabdian.
  • Analisa kajian eksternal – Perubahan dari sisi politik, ekonomi, sosial dan IPTEKS dalam masyarakat, baik nasional maupun iternasional harus juga menjadi perhatian dalam menyusun program kerja tahun berikutnya. Seperti : Perubahan kondisi perekonomian daerah dan nasional, Perubahan peraturan dan perundangan serta kebijakan pemerintah, Globalisasi, Perkembangan teknologi, dan Pergeseran permintaan kualifikasi dan kompetensi lulusan PT.
  • Analisa SWOT – Analisa ini sangat popular dan banyak digunakan dalam menyusun rencana kerja dan strategis. Program kerja sebaiknya dikembangkan melakukan analisis Sterngth, Weakness, Opportunities, and Threats (SWOT) terhadap kondisi internal dan eksternal.

 Berikut ini adalah contoh beberapa program peningkatan kinerja yang dapat disusun.

1. PENINGKATAN KUALITAS DOSEN DAN PROSES PEMBELAJARAN

Program ini dapat dilihat dari banyak faktor, mengapa peningkatan kualitas dosen dan proses pembelajaran adalah salah satu program yang sangat penting dan berdampak secara signifikan terhadap kompetensi lulusan dan posisi PT. Program-program yang disusun sebaiknya selalu bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kompetensi dosen dalam proses pembelajaran dikelas dan laboratorium.

Kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

  • Memberikan kesempatan dan fasilitas kepada dosen yang akan study lanjut.
  • Memberikan kesempatan dan fasilitas dosen untuk memperoleh sertfikasi keahlian dibidangnya.
  • Mendorong dosen untuk dapat menjadi pemakalah pada Seminar Nasional dan International.
  • Memberikan kesempatan bagi dosen muda untuk magang di kelas dosen senior.
  • Pengembangan Metode Pembelajaran, Penguatan Content, dengan Pelatihan Pembuatan Buku ajar dan Bahan Ajar.
  • Pengembangan dan Penyusunan Kurikulum Berbasis Kompetensi sehingga menjadi competitive advantage.
  • Pengembangan program Unggulan di masing-masing Program Studi, sehinggan menjadi centre of excelence.
  • Pengembangan Konsep Kelas Unggulan untuk meningkatkan kompetensi mahasiswa unggulan dan meningkatkan suasana akademik.
  • Studi banding atau magang dengan PT lain.

2. PENINGKATAN FUNGSI MONITORING DAN EVALUASI

Implementasian program monitoring akan sangat bermanfaat dalam pemantauan jalannya organisasi, program ini dapat melibatkan semua bagian dan unit yang ada, mulai dari self-evalausi, internal audit sampai dengan audit eksternal.

Kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

  • Penerapan sistem penjamin mutu PT.
  • Penerapan sistem ISO 9001:2000
  • Peningkatan pengawasan terhadap proses pembelajaran dan pelayanan administrasi.
  • Monitoring materi SAP oleh Jurusan dan peer dosen.
  • Peningkatan dan pengawasan kesuaian materi ajar dengan SAP oleh Jurusan.
  • Audit internal.
  • Audit eksternal.

3. PENINGKATAN KUANTITAS DAN KUALITAS MAHASISWA BARU

Program peningkatan kuantitas dan kualitas mahasiswa baru harus dilakukan secara berkesinambungan, promosi dengan memperkenalkan program-program unggulan dan pencapaian yang telah di capai ke masyarakat. Dengan demikian akan semakin banyak calon mahasiswa baru yang tertarik untuk bergabung, sehingga proses seleksi (keketatan persaingan) semakin baik, dengan sendirinya kualitas mahasiswa baru akan meningkat.

Kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

  • Penyusunan materi roadshow, kunjungan dan pameran di SMA.
  • Mengadakan Seminar dan Lomba Nasional yang melibatkan seluruh Pelajar di SMA atau sederajat.
  • Mengadakan seminar-seminar dan pengabdian masyarakat yang pesertanya Pelajar dan Guru SMA.
  • Mengadakan bakti sosial dan pengabdian ke desa-desa dan kecamatan.
  • Mengadakan sosialisasi dan pameran pendidikan.

4. MENGEMBANGKAN DAN MENGIMPLEMENTASIKAN ORGANISASI DAN MANAJEMEN INTERNAL

Pengembangkan organisasi dan manajemen yang memiliki standar kerja, peraturan-peraturan yang baku serta dipahami dan dimengerti oleh semua anggota organisasi (sivitas akademika darmajaya) adalah kunci keberhasilan organisasi.

Kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

  • Penyusunan standard operation procedure (SOP).
  • Re-engineering process business.
  • Re evaluasi RIP dan Renstra.
  • Re evaluasi program-program yang telah dijalankan.
  • Re evaluasi program MOU dan MOA dengan Stakehoulder.
  • Digitalisasi Perpustakaan khususnya e-jurnal dan e-book untuk textbook yang menjadi rujukan.
  • Optimalisasi dan implementasi Sistem Informasi Terpadu (SIT).
  • Pengembangan dan Penyusunan Kurikulum Berbasis Kompetensi sehingga menjadi competitive advantage.

5. PENINGKATAN SUASANA AKADEMIK

Program ini dikembangan dengan tujuan peningkatan serta semakin baiknya suasana akademik. Peningkatan suasana akademik akan berdampak secara signifikan pada peningkatan kualitas dan kompetensi sivitas akademika serta motivasi belajar mahasiswa.

Kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

  • Mengadakan dan Mengikuti perlombaan ilmiah yang sesuai dengan bidang ilmu. Jurusan bekerjasama dengan Himpunan dan bagian terkait membentuk kelompok-kelompok studi dan mahasiswa binaan.
  • Melakukan Benchmarking dan Study Banding dgn perguruan tinggi lain, serta aktif melakukan kerjasama research dan pengabdian.
  • Melibatkan mahasiswa dalam penelitian-penelitian dosen.
  • Mengadakan kegiatan-kegiatan akademik maupun non akademik yang melibatkan mahasiswa secara aktif.

6. PENINGKATAN KUALITAS DAN KUANTITAS PENELITIAN, PENGABDIAN SERTA OUTPUT PT.

Perkembangan IT dan pemamfaatannya  dalam mengoptimalkan usaha peningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian adalah salah satu strategi yang dapat dilakukan. Kegiatan-kegiatan yang disusun sebaiknya bermuara kepeningkatan kompetensi dosen dalam penelitian, peningkatan kualitas dan kuantitas penelitan dan pengabdian, disini juga termasuk Ouput PT secara keseluruhan seperti buku, paten dan lain-lain.

Kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

  • Mengadakan workshop dan perlatihan penyusunan proposal penelitian dan pengabdian.
  • Mengadakan perlatihan tentang pengajuan paten.
  • Mengadakan penulisan buku ajar dan textbook.
  • Penerbitan junal ilmiah dan pelatihan penulisan jurnal ilmiah
  • Mengadakan kerjasama penelitian dan pengabdian.

7. PENINGKATAN FUNGSI DAN PERAN PEMBIMBING AKADEMIK (PA), KONSELING DAN KEPEDULIAN KEPADA MAHASISWA.

Pembimbing akademik (PA) dan unit konseling mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu mahasiswa menyelesaikan studinya secara cepat dan seefisien mungkin, sesuai dengan kondisi dan potensi individual mahasiswa. Disisi lain PA dan konseling akan dapat memberikan motivasi dan dorongan kepada mahasiswa dalam meningkatkan potensinya serta diharapkan juga akan dapat menurunkan jumlah mahasiswa yang drop out (DO)

Kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

  • Pemberian Pembimbing da sosialisasi peran dan fungsi PA.
  • Mengadakan pertemuan antara Jurusan dengan Mahasiswa setiap angkatan.
  • Mengadakan pertemuan antara Jurusan dengan Mahasiswa Akhir.
  • Memantau proses pembimbingan dan pendampingan oleh PA dan unit konseling.
  • Bagian Konseling membuka kelas keluhan dan diskusi antara mahasiswa dengan pimpinan.

8. PENINGKATAN NILAI AKREDITASI PROGRAM STUDI DAN AKREDITASI INSTITUSI

Nilai akreditasi, baik itu akreditasi program studi ataupun institusi sampai dengan saat ini masih menjadi tolak ukur di masyarakat akan kualitas sebuah program studi di perguruan tinggi.

Kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

  • Pelatihan penyusunan borang akreditasi program studi dan institusi.
  • Pedampingan penyusunan borang akreditasi untuk akreditasi ulang program studi yang mendapat nilai yang belum baik dan re-akreditasi .
  • Pedampingan penyusunan borang akreditasi Institusi.